Много собственици знаят, че са недоволни от счетоводителя си, но отлагат смяната. Причината рядко е самото недоволство. По-често е страхът: че нещо ще се изгуби по пътя, че ще се пропусне срок, че новият човек ще трябва да започне от нулата. Затова се търпят закъснели справки, неотговорени въпроси и изненади от НАП – месеци, понякога години.
Истината е, че добре подготвената смяна е спокоен процес. Ето как изглежда.
Кога е време за смяна
- Научавате за задълженията си в последния момент – или от НАП.
- Не получавате ясна картина на резултата, освен веднъж годишно.
- Въпросите ви остават без отговор с дни.
- Бизнесът е пораснал – нови служители, нова дейност, чужди партньори – а обслужването е останало същото.
- Не сте сигурни дали всичко е наред – и никой не може да ви го потвърди.
Кой е най-подходящият момент
Най-лесно е смяната да стане след приключен период – в началото на месец, а още по-добре след края на тримесечие или след годишното приключване. Така има ясна граница: до тази дата отговаря предишният счетоводител, от нея нататък – новият. Не е задължително обаче да чакате края на годината. Ако обслужването ви създава проблеми, всеки месец на отлагане е месец риск.
Преди да предприемете нещо, проверете договора с настоящия счетоводител – най-вече срока на предизвестие и какво е уговорено за предаването на документите.
Какво трябва да се предаде
Предаването се оформя с приемо-предавателен протокол – това защитава и вас, и двамата счетоводители. Протоколът обикновено обхваща:
- Счетоводните документи и регистри – по години и периоди, включително архива.
- Електронната база – архив от счетоводния софтуер, а не само разпечатки.
- Подадените декларации – ДДС, годишни данъчни декларации, финансови отчети, отчети към НСИ.
- ТРЗ и личен състав – ведомости, трудови договори, трудови досиета, справки за отпуски и болнични.
- Кореспонденцията с институциите – писма, ревизии, проверки, разсрочени задължения.
- Договорите – особено със свързани лица, лизинги и кредити.
Достъпите – стъпката, която най-често се забравя
Документите са половината от смяната. Другата половина са достъпите: пълномощното и електронният достъп до НАП, достъпът до НОИ и НСИ, банковите извлечения, онлайн системите за фактуриране. Новият счетоводител трябва да получи достъп навреме, а старите пълномощни – да бъдат прекратени. Иначе рискувате двама души да подават документи от името на фирмата или никой да не ги подаде.
Проверка на началните салда
Добрият нов счетоводител не започва просто от „следващия месец“. Той проверява от какво започва: банкови салда, каса, задължения към бюджета (по личната сметка в НАП), вземания и задължения към контрагенти, склад и дълготрайни активи. Ако има разлики или пропуски от предишни периоди, по-добре е да се открият в началото – тогава те са въпрос на корекция, а не на изненада при проверка.
Смяната на счетоводител не е риск. Рискът е да продължавате с обслужване, на което не вярвате.
Чек-лист за смяната
- Проверен е срокът на предизвестие в стария договор.
- Определена е датата, от която отговаря новият счетоводител.
- Документите и електронната база са предадени с протокол.
- Новите пълномощни и достъпи са активни, старите – прекратени.
- Началните салда са проверени и разликите – описани.
- Знаете кои са следващите срокове и кой ги подава.
Как го правим в Нубес Софт
Поемането на нов клиент при нас е отделен етап с ясен план. Първо разговаряме за бизнеса и договаряме датата на поемане. След това приемаме документацията с протокол, комуникираме директно с предишния счетоводител, когато е нужно, и проверяваме началните салда. Ако открием разлики, описваме ги и предлагаме как да се коригират. Вие получавате едно: спокойствие, че от първия месец знаете къде сте.
Накратко: смяната на счетоводител е по-лесна, отколкото звучи, когато някой я води. Ако обмисляте смяна – заявете разговор и ще ви кажем как би изглеждала във вашия случай.
Статията има информативен характер и не замества индивидуална консултация.